新規入居、契約更新時の家賃・賃料交渉

新しいオフィスに入るときに積極的に実施したほうがいいのが家賃交渉です。うまく交渉できれば固定費が大きく変わってきます。特に最近オフィスの賃料交渉をして成功したというような話をよく聞きます。不景気で新しくオフィスを借りる会社が減っているせいかもしれません。

特に以下のような物件は交渉の余地ありだと考えていいでしょう。

・空いているフロア・部屋が複数あるビル
・長い間空きになっているテナント

オーナーとしてもずっと空いたままになっているよりかは安くても入ってもらった方がいいと思いますので、まずは聞いてみましょう。下がらないと入らない、もしくは退去するという姿勢を見せる、周囲の相場を調べて値下げの根拠として提示するなどするとよりうまくいきやすいのではないでしょうか

オフィスの電話代を節約

オフィスの引越しのついでに電話代を削減しましょう。契約を見直すことで、毎月の電話の利用料を安くすることができるかもしれませんので、以下のページを参考にしながら検討してみてください。

IP電話に切り替えることでだいたいの場合コストを下げることができます。
法人向けのIP電話に関しての解説は以下のサイトに詳しく掲載されています。図示されているのでわかりやすと思います。
法人向けIP電話：固定電話と接続

各社の法人向けサービスは以下を参考にしてください。

経費を節約したい｜中堅中小企業のお客さま｜NTT東日本

法人向けサービス・ソリューション | KDDI株式会社

ネットワーク構築のことなら：ソフトバンクテレコム

スカイプなどの無料のソフトをあわせて使うことで効率化することができますので、こちらもあわせてご覧ください。
チャットと音声通話を同時にできるのは、資料のやり取りなどがしやすくて便利です。

Skype公式サイト

複合コピー機をオークションで購入してコストを下げる

知り合いの経営者に聞いた話ですが、複合コピー機をオークションで買うと安くあがるとのことです。サポートに対応してもらえなかったりするそうですが、長期間特に問題なく動くとのことです。

中古品を特に気にしないようであればかなりの金額が節約できるみたいなのでオススメです。

さらに別に経営者に聞いた話だと、自分でアドワーズ広告を出してコピー機の買取をすると安く買えるとのことでした。処分するのにもお金がかかるものですから、ほぼタダ同然で買い取ることができるみたいです。

コピー機だけでなく机や棚などのオフィスの什器関連でもかなり安くあげることができそうなので、興味がある人は試してみるといいのではないでしょうか。

社宅代行で社宅の維持コストを削減

社宅をお持ちの企業の場合、社宅の管理に総務担当者の労力がかなり使われてしまっていることがあります。入居時の手続きや社員への説明、トラブル対応、入出金の管理など、意外と業務が煩雑になります。

そんなときに活用できるのが社宅代行業者です。社宅に関連するすべての業務を一括して任せることができますので、手間がかからないで社宅を運営することができるようになります。

当然代行してもらうためにはお金がかかりますが、社内に担当者を置くよりも割安になるかと思います。ある程度社宅の規模が大きい会社は検討してみましょう。

社宅代行に関連した情報を集めるサイトをやっていますので、社宅の外部委託を検討されている企業担当者様はこちらもあわせてご覧ください。

オフィス移転やレイアウト変更のコンサルティング

オフィスの移転やレイアウトの変更などを行う際に、複数の業者に依頼をするのではなく、まとめて１つの業者に依頼をすることでコストを下げられる場合があります。担当者が忙しくて相見積もりやコンペを開く時間がない場合などには、オフィス移転やレイアウト変更に関するコンサルティングを行ってくれる業者に一括で任せることで、コストを下げられる可能性があります。

コンサルティング業者に支払う金額よりも、よりよい業者を見つけてくれたり、相見積もりをしっかりと行ってくれることによる節約分のほうが大きくなるようであれば、活用するべきだと言えます。そのような事業者にコンサルティングを依頼するときの注意点を以下でまとめましたので、もしよろしければご覧ください。

オフィス移転・レイアウト変更のコンサルティングを依頼するときの注意点

まだ情報が少ないですが、今後徐々に追加していく予定です。よい業者を活用することで、内装業者や什器の選択肢を増やすとともに、費用を削減しましょう。

省エネでコストカット

オフィスの電気代の見直しをすることで、コストを下げられることがあるようなので、移転時に確認してみましょう。

電気需給契約というものを変更すると、安くなるみたいです。

電気代をケチるために夜間エアコンをオフにして、従業員のモチベーションが下がるといったことは愚の骨頂なので、水道光熱費は業務に影響が出るようであればもっとも手をつけるべきではない点だとは思いますが、無駄に払っている分がもしあって、それを削っても何も影響がないようならなくしてもよさそうです。

なお、エアコンの温度の調節や電気の消し忘れの防止などを徹底することでもある程度は電気代の節約はできると思いますが、あまり気にしすぎて快適な職場環境を崩してしまうようであればやめておいたほうがいいと思います。

バーチャルオフィスやレンタルオフィスを活用して費用を抑える

バーチャルオフィスやレンタルオフィスを活用すれば、オフィスにかけるコストをかなり削減することができます。

まだ人数が少ないベンチャー企業や、個人事業主、SOHOなどの場合は、有効な選択肢のうちの１つだと思います。初期投資が少なくて済む、保証人が要らない、審査が通りやすい、電話の受付を代行してくれるなど、かなりメリットは大きいかと思います。

まずは固定費を抑えた状態で事業をスタートして、軌道に乗ってきたらオフィスの移転を行って通常のオフィスに引越しするのがよいと思います。東京バーチャルオフィスナビや、東京のレンタルオフィス/バーチャルオフィス検索などで首都圏のものを探せるようにしました。

バーチャルオフィスが特に今後伸びるような気がしていて、注目しています。

オフィスの中古家具を買い取ってもらって移転コストを抑える

オフィスの移転の際は、古くなった机やロッカーなどを処分するのに意外とコストがかかります。捨てるためにお金がかかってしまうのももったいないので、そういう場合は家具を引き取ってくれる業者に依頼しましょう。

オフィス家具の一括買取査定なら【オフィスノミカタ　オフィス家具買取】

オフィス家具 買取 リサイクル[リタウン]

オフィス家具買取りの会社 比較 ＞ 一括問合せ

このように一括で買取業者に価格の査定を依頼できるサイトがありますので、有効に活用しましょう。本来捨てるのにお金がかかるところが、逆にお金がもらえるかもしれませんので是非トライしてみてください。かなり安く買い叩かれたとしても、どうせ捨てるもので、しかも捨てるのにコストがかかるわけですから、まとめて買い取ってもらえるのは非常に便利なサービスです。

上記のような業者に依頼するほかにも、知人に声をかけて持っていってもらうという手段もあります。私の知人は、移転するときに不要になった椅子や机を知り合いの経営者に声をかけてトラックで持っていってもらってました。自社で使っていたものが、リサイクルされてまた他の会社で使われるので、この方法も結構効率的だと思います。一度に複数の人に声をかけて同じ日にきてもらい、いろいろと不要なものを持って帰ってもらうのがいいでしょう。

オフィスの原状回復費用を抑えるには？

オフィスの原状回復費用を抑えるための専門のコンサルティング業者がいるようですので、原状回復費用の見積もりが予想よりも高かった場合は、依頼して立ち会ってもらうようにするといいでしょう。専門家の目で見た公正な観点から原状回復の費用が妥当なものなのかどうかを判断してもらえます。もし不当に高い価格を要求されていた場合は、正当な価格との差額が節約できることになります。

以下に複数のオフィス原状回復のコンサルティング業者のリンクをまとめてみましたので、参考までにご覧ください。

原状回復コンサルティングサービス

原状回復コンサルティング　オフィス,移転,店舗,見積書,費用清算,償却,退去,減価償却,経年変化,通常損耗

原状回復の費用について考える｜オフィス設計のスクウェアコーポレーション

会社によっては削減できた費用のうちの何割という成功報酬型でサービスを提供してくれる場合もありますので、複数相見積もりを取ってみるとよいと思います。ちょっとした依頼で数千万円の節約ができる可能性がありますので、やらない手はないですね。

引越し業者へ支払う費用

規模が大きな会社になってくると引越しのための費用はかなり大きなものになります。複数の業者に相見積もりを取って、費用をできるだけ抑えるようにしましょう。どういった範囲の作業まで行ってもらうのか、各種条件などもしっかりと共有しておくことを忘れないでください。移転したらすぐに仕事が始められるものと想定していたのに、移転先のオフィスで段ボールが大量に積まれていて、1日近く業務が止まってしまったというようなことがないように気をつけてください。

梱包や開封の作業までやってもらうと手間は少なくなりますが、コストが高くなってしまいますので、会社の規模と社員の時間単価を考えて、どの範囲の業務まで任せるのがいいのかを検討しましょう。

原状回復のための費用

移転前のオフィスの内装などを変えていた場合は、オフィスを元に戻すための費用がかかります。業者によって大きく費用が異なりますので、妥当な値段なのかを確認することをオススメします。特に、不動産業者が指定してきた業者にそのまま依頼するときには、正当な額で見積もられているか注意してください。
原状回復のために不当に高い金額を請求されていると思ったら他の業者に相談してみましょう。意外なほど安く済むかもしれません。最近では原状回復のための費用を削減するための専門の業者もいるようです。回収できたお金の何割かをもらうという成功報酬型でサービスを提供している企業もあるようですので、原状回復の費用を抑えたいときには相談してみるといいでしょう。
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業務に影響を与えることによる機会損失

見えないコストなのでつい大きくなってしまいがちなのが社員の業務に影響を与えることによる機会損失です。

旧オフィスでの片付け、梱包から新しいオフィスでの荷物の開封まで全てを外注することも可能ですが、ほとんどの会社はある程度社員にやってもらうことがあると思います。
引越しのための片付けや梱包と移転後の環境を整えることで、少し仕事がとまってしまうのは間違いありません。
本来社員が働けていた分が引越しの時間にあてられてしまうわけですから、機会損失が発生しています。
できるだけ外注に任せて、社員は本業に集中してもらったほうが、引越し業者に若干高い料金を支払うことになったとしても効率的だと思います。

移転のせいで目標が達成できなかったりすると大変ですので、業務に支障をきたさ内容に注意して移転計画を立案してください。

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取引先への移転の連絡に伴うコスト

取引先各社へ新しい住所を伝えなくてはいけません。
移転の2週間くらい前までには郵送で移転先の住所を伝えられるようにしておきましょう。印刷代や送料がかかります。

発注書や請求書の郵送でのやり取りを頻繁に行っている会社の場合、会社の住所変更に連絡が遅れると多くの取引先に迷惑をかけることになりますので、早めに確実に対応しましょう。郵送での連絡が遅れそうな場合は、メールでもいいので先に伝えておくようにします。

なお、移転の連絡を取引先各社に送ると、観葉植物などが送られてくることが多いですので、あらかじめそれらを置くためのスペースを見ておいたほうがよいです。移転祝いのお返しは、その会社が移転したときなどに同じように何か送るので十分かと思います。

住所の変更に伴う手続きの費用

本店の住所が変わる場合は法務局、税務署、社会保険事務所など、さまざまな公的機関で住所変更の手続きをしなくてはいけません。行政書士、税理士、社会保険労務士に依頼する費用や、印紙代がかかります。
総務担当者が自力でやればコストを下げることもできますが、余計な手間がかかりますので、オススメできません。全部で10万円以上はかかると見ておいたほうがよいかと思います。

餅は餅屋に任せたほうが、結果的に費用が安くなることが多いです。なお、行政書士、税理士、社会保険労務士に依頼するときは、時間に余裕を持ってなるべく早めに連絡しておきましょう。直前になってしまうと、対応が遅れてしまう可能性がありますので注意してください。

本当にお金がない会社の場合ですと、自社で行うことも可能です。インターネットを活用して効率よく情報を集め、どのような手続きが必要なのかを全て洗い出した上で、順番に実施していきましょう。本業に割く時間を極力減らさないように効率よく終わらせましょう。

オフィスの移転に伴う通勤手当、交通費の変動

オフィスが変わることによって社員への通勤手当の金額や、
客先へ訪問するときの交通費の額が変わります。移転前と移転後でどの程度変わるのかを把握しておくとよいでしょう。

単純に金額を見るだけでなく、どれくらい移動時間がかわり、社員の稼働時間が増やせているのか減らしてしまっているのかも把握することが必要です。社員の移動時間は見えないコストですが、仕事内容によってはかなり膨大なものになってしまうこともありますので、外回りの営業が多い会社では特に注意しましょう。

オフィスの家賃を下げるために郊外にオフィスを借りたはいいものの、毎日の移動時間が1時間増えてしまってはあまり意味がありません。移動時間をコストと考えたときに、本当に節約になっているのかを調べる必要があるでしょう。

内装工事や設備の整備に必要な費用

オフィス内部のデザインによって大きく異なるのが内装工事のための費用です。
机、椅子、ロッカーやLANなどのオフィスで不可欠なものもあらかじめ予算を見積もっておいてください。
大きなオフィス家具などはちゃんと寸法を測ってから購入するようにしてください。また、移転前のオフィスで使っていたものに関しては、一部処分することが多いですが、処分するための費用もある程度かかるという点に留意してください。うまくリサイクル業者などに引き取ってもらえればタダで処分できる可能性もありますので、探してみるといいでしょう。

あと、レイアウトによって予算が大きく変わります。パーテーションでどう区切るか、会議室をいくつ作るかによっても、大幅にコストが変わってきますので、予算と希望をすりあわせてオフィスのレイアウトを決定しましょう。休憩室などを作る場合はその分1人あたりのワークスペースが狭くなりますので、本当に必要かどうかよく検討してください。

賃貸契約にかかる費用

契約までに、前払い賃料、保証金（敷金）、仲介手数料、共益費の支払いなどが発生します。

前払い賃料、保証金、仲介手数料などをあわせて少なく見積もっても家賃の6ヶ月分程度はかかるので、あらかじめ金額感を予測しておきましょう。移転直後の資金繰りに問題がないかを精査しておきましょう。無理な金額を支払って移転すると、あとで大変なことになります。

敷金、もしくは保証金などを6ヶ月分くらい請求されることがありますので、その分のお金が寝てしまいます。

資産効率が悪くなりますので、本当に余裕を見てオフィスを選び、できるだけお金を寝かさないようにしたほうがよいでしょう。

オフィス移転の費用にまつわる点をまとめていきます

このブログではオフィスを移転するときの費用を削減するための手法をまとめていきます。

日々の細かなコストカットは比較的しっかりしている会社でも、オフィス移転という大きな変化のタイミングでは

あまり気にしていなかったりするものです。動く金額が大きいだけに数％節約できただけでもかなり大きな効果があります。

できるだけコストを抑えて移転を完了させるためのノウハウをまとめていければと思います。